U kunt gegevens in bulk kunt importeren vanuit hulpbronnen, zoals Microsoft Office Outlook-contactpersonen in Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Voor het importeren van Outlook-contactpersonen in Microsoft Dynamics CRM moet u eerst uw Outlook-contactpersonen naar een door komma's gescheiden bestand (CSV) exporteren. Met de wizard Importeren en exporteren in Outlook kunt u snel contactpersonen voor import in Microsoft Dynamics CRM in deze indeling voorbereiden.

In dit artikel worden de volgende kenmerken van contactpersonen vanuit Outlook geëxporteerd en vervolgens in Microsoft Dynamics CRM 4.0 geïmporteerd:

Voornaam, middelste naam, achternaam, functie, werkadres straat 1, werkadres plaats, werkadres provincie, werkadres postcode, werkadres land, telefoon (werk), telefoon (mobiel), e-mailadres

Outlook-contactpersonen naar een CSV-bestand exporteren

1. Start Outlook.


2. Klik in het menu Bestand op Import/Export (in Outlook 2003) of Importeren en exporteren (in Outlook 2007).


3. De Wizard Importeren en Exporteren verschijnt.


4. Klik op Naar een bestand exporteren en klik vervolgens op Volgende.


5. Klik op Door komma's gescheiden waarden (DOS) en klik vervolgens op Volgende.


6. Als u het bericht ontvangt dat de functie niet is geïnstalleerd is, klikt u op Ja om deze te installeren.


7. Selecteer in de lijst Selecteer een map voor de export de gewenste map Contactpersonen en klik op Volgende.


8. Typ een bestandsnaam met CSV-extensie in het vak Geëxporteerd bestand opslaan als, zoals contactpersonen.csv, en klik vervolgens op Volgende.


9. Klik op Aangepaste velden toewijzen.


10. In Outlook worden standaard meer velden dan nodig geëxporteerd. Om die reden moet u een aantal velden verwijderen voor u ze naar een CSV-bestand exporteert. Bewaar in dit voorbeeld alleen de velden die in de tabel staan.
    

    Voornaam	Middelste naam	Achternaam	Functie
    Adres 1	Werkadres plaats	Werkadres provincie	Postcode
    Werkadres land	Telefoon (werk)	Telefoon (mobiel)	E-mailadres

    
    


11. Om een veld te verwijderen, zoals Factureringsgegevens, sleept u de veldnamen onder de kolom Veld naar de kolom Waarde aan de linkerkant.


12. Verwijder velden tot alleen de velden overblijven die u wilt exporteren. In dit voorbeeld exporteren we alleen de twaalf velden uit de vorige tabel.


13. Klik op OK.


14. Klik op Voltooien.

De Outlook-contactpersonen in Microsoft Dynamics CRM 4.0 importeren

1. Start Microsoft Dynamics CRM.


2. Klik in het menu Extra op Gegevens importeren.


3. Klik in het vak Gegevensbestand op Bladeren, zoek en selecteer het bestand contactpersonen.csv, en klik vervolgens op Openen.


4. Klik op Volgende en volg de instructies op het scherm uit de wizard Gegevens importeren.

Opmerking
Als de gegevenstoewijzing die u nodig hebt, niet bestaat, neemt u contact op met de beheerder van Microsoft Dynamics CRM binnen uw organisatie of vraagt u er een aan. U kunt ook de Help-functie bij Microsoft Dynamics CRM raadplegen voor informatie over het maken van gegevenstoewijzingen.

Bronveld	Toewijzing	Doelveld	Opmerking
Achternaam	Toewijzen aan	Achternaam	hoeft meestal niet
Telefoon (werk)	Toewijzen aan	Telefoon (werk)	hoeft meestal niet
Voornaam	Toewijzen aan	Voornaam	hoeft meestal niet
Functie	Toewijzen aan	Functie	hoeft meestal niet
Middelste naam	Toewijzen aan	Middelste naam	hoeft meestal niet
Telefoon (mobiel)	Toewijzen aan	Telefoon (mobiel)	hoeft meestal niet
Werkadres straat	Toewijzen aan	Adres 1: Adres 1	Moet meestal
Werkadres plaats	Toewijzen aan	Adres 1: Plaats	hoeft meestal niet
Werkadres provincie	Toewijzen aan	Adres 1: Provincie	Moet meestal
Code van bedrijfsportaal	Toewijzen aan	Adres 1: Postcode	Moet meestal
Werkadres land	Toewijzen aan	Adres 1: Land/regio	Moet meestal
E-mailadres	Toewijzen aan	E-mailadres	Moet meestal

U kunt de importinformatie controleren, zoals het aantal geïmporteerde contactpersonen en fouten die zijn opgetreden. Klik in het navigatiedeelvenster op Werkplek en klik vervolgens op Importeren. Dubbelklik in de lijst op mycontacts.csv of op de naam van de bulkimportrecord.