U kunt een werkstroom gebruiken om de goedkeuringen van inhoud (ook wel toezicht genoemd) te beheren in bibliotheken waar de goedkeuring van inhoud verplicht is en waar het bijhouden van primaire en secundaire versies is ingeschakeld. Wanneer u een werkstroom gebruikt om het proces van goedkeuring van inhoud te beheren, krijgen de secundaire versies van een document de status in behandeling binnen de werkstroom, totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd. Zodra een secundaire versie wordt goedgekeurd, wordt de status in de werkstroom gewijzigd van In behandeling in Goedgekeurd. Deze versie wordt dan gepubliceerd als primaire versie die zichtbaar is voor iedereen die is gemachtigd de bibliotheek te raadplegen. Als een secundaire versie wordt afgekeurd, wordt de status in de werkstroom gewijzigd van In behandeling in Afgekeurd. Deze versie blijft dan een secundaire versie die alleen zichtbaar is voor degenen die zijn gemachtigd secundaire versies te bekijken in de bibliotheek. Een werkstroom voor de goedkeuring van inhoud wordt automatisch gestart, zodra een auteur een secundaire versie incheckt als primaire versie, of wanneer de opdracht Primaire versie publiceren wordt gebruikt voor een document. U kunt ook aangeven dat bepaalde gebruikers met specifieke machtigingen de werkstroom voor de goedkeuring van inhoud handmatig mogen starten.

Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het goedkeuren van inhoud en het bijhouden van versies.

In de volgende secties wordt beschreven welke stappen u moet nemen om een werkstroom te maken voor de goedkeuring van inhoud in een bibliotheek.

Stap 1: Het goedkeuren van inhoud inschakelen en de beveiliging van conceptitems definiëren in een bibliotheek

Stap 2: Het bijhouden van primaire en secundaire versies inschakelen in een bibliotheek

Stap 3: Een werkstroom voor de goedkeuring van inhoud opzetten in een bibliotheek

Stap 1: Het goedkeuren van inhoud inschakelen en de beveiliging van conceptitems definiëren in een bibliotheek

Bij het opzetten van een bibliotheek kunt u aangeven of de documenten die in de bibliotheek worden opgeslagen eerst moeten worden goedgekeurd.

Wanneer goedkeuring van inhoud is vereist voor een bibliotheek, moet een gewijzigd document eerst worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand met de juiste machtiging. Zolang dit niet het geval is, heeft het document de status in behandeling. Zodra het bestand is goedgekeurd, krijgt het de status Goedgekeurd in de bibliotheek en kan het worden bekeken door iedereen die is gemachtigd om de bibliotheek te raadplegen. Als het bestand wordt geweigerd, krijgt het de status Afgekeurd. Het is dan alleen zichtbaar voor de auteur van het document en degenen die zijn gemachtigd lijsten te beheren.

Een document in behandeling is standaard alleen zichtbaar voor de auteur en voor personen die zijn gemachtigd lijsten te beheren, maar u kunt aangeven of andere groepen gebruikers het document mogen bekijken.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies.
4. Ga naar de sectie Goedkeuring van inhoud en klik onder Goedkeuring van inhoud vereisen voor verzonden items op Ja.
5. Selecteer in de sectie Beveiliging van conceptitems onder Wie mogen conceptitems in deze documentbibliotheek zien? de optie Alleen gebruikers die items kunnen goedkeuren (en de maker van het item).

   Opmerking Als u de instellingen voor het bijhouden van versies in deze bibliotheek nog niet hebt bijgewerkt, wordt deze optie automatisch geselecteerd wanneer u goedkeuring van inhoud verplicht stelt.

6. Klik op OK.

Stap 2: Het bijhouden van primaire en secundaire versies inschakelen in een bibliotheek

U kunt een werkstroom voor de goedkeuring van inhoud alleen opzetten als het bijhouden van primaire en secundaire versies in de bibliotheek is ingeschakeld.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies.
4. Klik in de sectie Versiegeschiedenis van document op Primaire en secundaire (concept)versies maken.
5. Klik op OK.

Stap 3: Een werkstroom voor de goedkeuring van inhoud opzetten in een bibliotheek

De sites van Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 bevatten geen van te voren gedefinieerde werkstromen voor het beheer van goedkeuringen voor inhoud. Als u toch werkstromen wilt gebruiken om de goedkeuringen van inhoud in een bibliotheek te beheren, moet uw organisatie een specifieke, aangepaste werkstroom opzetten en implementeren.

Als u een werkstroom voor de goedkeuring van inhoud gebruikt in een bibliotheek, wordt deze automatisch gestart zodra een gebruiker een document incheckt als primaire versie, of wanneer de opdracht Primaire versie publiceren wordt gebruikt voor een document. Tijdens de werkstroom blijft een document een secundaire versie met de status In behandeling totdat het wordt goedgekeurd of afgekeurd. Zodra het document wordt goedgekeurd, wordt de status in de werkstroom gewijzigd in Goedgekeurd, waarna deze versie als primaire versie wordt gepubliceerd en zichtbaar is voor iedereen die is gemachtigd de documenten in de bibliotheek te raadplegen. Als het document wordt afgekeurd, wordt de status in de werkstroom gewijzigd in Afgekeurd en blijft het een secundaire versie die alleen zichtbaar is voor de auteur en gebruikers die zijn gemachtigd lijsten te beheren.

Opmerking Er kan slechts één werkstroom voor de goedkeuring van inhoud zijn die automatisch wordt gestart wanneer auteurs documenten als primaire versie inchecken in de bibliotheek of wanneer ze de opdracht Primaire versie publiceren selecteren voor een document.

1. Open de bibliotheek waaraan u een werkstroom wilt toevoegen
2. Klik in het menu Instellingen op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

   Opmerkingen

   • De opdracht Werkstroominstellingen wordt alleen weergegeven als er werkstromen zijn geactiveerd voor de siteverzameling.
   • Als er al werkstromen zijn toegevoegd aan deze bibliotheek, gaat u verder met de pagina Werkstroominstellingen wijzigen, waar u op Werkstroom toevoegen klikt om naar de pagina Werkstroom toevoegen te gaan. Als er nog geen werkstromen zijn toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype, gaat u direct naar de pagina Werkstroom toevoegen.

4. Klik op de pagina Werkstroom toevoegen in de sectie Werkstroom op de naam van de werkstroomsjabloon die u wilt gebruiken om de goedkeuringen van inhoud te beheren.
5. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de werkstroom
6. Geef in de sectie Lijst met taken een lijst met taken op die u in deze werkstroom wilt gebruiken.

   Opmerkingen

   • U kunt de standaardlijst met Taken gebruiken of een nieuwe maken. Als u de standaardlijst met Taken gebruikt, kunnen de werkstroomdeelnemers hun werkstroomtaken makkelijk zoeken en bekijken door middel van de weergave Mijn taken van de lijst met Taken.
   • U kunt een nieuwe takenlijst maken als voor de taken van deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens nodig zijn die u niet in de algemene lijst met Taken wilt opnemen.
   • U kunt een nieuwe takenlijst maken als uw organisatie talrijke werkstromen heeft of als de werkstromen velerlei taken omvatten. In dat geval kunt u een afzonderlijke takenlijst maken voor elke werkstroom.

7. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht een geschiedenisoverzicht dat u voor deze werkstroom wilt gebruiken. In het geschiedenisoverzicht worden alle gebeurtenissen weergegeven die plaatsvinden tijdens elke instantie van de werkstroom.

   Opmerking U kunt het standaardgeschiedenisoverzicht (Overzicht) gebruiken of een nieuw overzicht maken. Als uw organisatie veel werkstromen heeft, is het handig om een afzonderlijk geschiedenisoverzicht te maken voor elke werkstroom.

8. Schakel in de sectie Startopties het selectievakje Start deze werkstroom om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie in.

   Opmerking Deze optie is alleen beschikbaar als het bijhouden van primaire en secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde werkstroomsjabloon kan worden gebruikt voor het goedkeuren van inhoud.

9. Als u wilt toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart, schakelt u het selectievakje Deze werkstroom mag handmatig worden gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen voor het bewerken van items in. Schakel het vakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de workflow te starten als u aanvullende machtigingen wilt vereisen om de werkstroom te starten.
10. Als er nog andere aanpassingsopties beschikbaar zijn voor de werkstroom, klikt u op Volgende en geeft u op de pagina Aanpassen aan welke opties u wilt gebruiken voor de werkstroom.
11. Klik op OK als er geen aanvullende aanpassingsopties beschikbaar zijn voor de werkstroom.

Opmerkingen

• De werkstroom voor de goedkeuring van inhoud wordt automatisch gestart zodra een auteur een concept incheckt als primaire versie, of wanneer de opdracht Primaire versie publiceren wordt gebruikt voor een document.
• Personen die zijn gemachtigd om een document direct goed te keuren kunnen de eigenschappen van dat document direct bewerken in de bibliotheek. Als een document op deze manier wordt goedgekeurd of afgekeurd, wordt de werkstroom automatisch beëindigd.