Met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 kunnen organisaties, teams en bedrijfsunits effectiever werken door personen en informatie aan elkaar te koppelen. U hoeft geen ervaring te hebben met het ontwerpen van websites om met Windows SharePoint Services aan de slag te gaan.

Dit artikel biedt nuttige informatie en koppelingen, of u nu een lijst met contactpersonen voor uw team bekijkt of nieuwe sites maakt. U kunt aanvullende informatie vinden in de Help of op internet. In de sectie Zie ook staan koppelingen naar aanvullende informatie en bronnen.

Lijsten, bibliotheken en sites

Inhoud toevoegen

Inhoud beheren en ermee werken

Lijsten, bibliotheken en sites

Een lijst is een verzameling gegevens waarin uw organisatie gegevens kan opslaan, delen en beheren. U kunt bijvoorbeeld een aanmeldingsformulier voor een evenement maken, of teamevenementen in een agenda bijhouden. U kunt ook optreden als host voor discussies op een discussiebord. Zie Inleiding in lijsten voor meer algemene informatie over lijsten.

Bibliotheken zijn vergelijkbaar met lijsten, alleen worden in bibliotheken bestanden opgeslagen, evenals informatie over de bestanden. U kunt bepalen hoe documenten in bibliotheken worden bekeken, bijgehouden, beheerd en gemaakt. Zie Inleiding in bibliotheken voor meer algemene informatie over bibliotheken.

Lijsten en bibliotheken worden in sites opgeslagen. Een site is een groep verwante webpagina's waarmee een team aan projecten kan werken, vergaderingen kan houden en informatie kan delen. Een team kan bijvoorbeeld een site hebben waarin planningen, bestanden en lijsten zijn opgeslagen. Zie Inleiding in sites, werkruimten en pagina's voor meer algemene informatie over sites.

Inhoud toevoegen

Met een webbrowser kunt u items aan lijsten en bestanden aan bibliotheken toevoegen. U kunt ook vanuit sommige met Windows SharePoint compatibele client-toepassingen bestanden in een bibliotheek opslaan. U kunt bijvoorbeeld vanuit Microsoft Office Word een Word-document naar een bibliotheek op een SharePoint-site opslaan.

Als u een item aan een lijst of een bestand aan een bibliotheek wilt toevoegen, moet u gemachtigd zijn om bijdragen te leveren aan de lijst of bibliotheek. Raadpleeg de eigenaar of de beheerder van de site voor meer informatie over de manier waarop machtigingen en machtigingsniveaus worden gebruikt in uw organisatie.

Als inkomende en uitgaande e-mail is toegestaan op de site, kunt u ook e-mailfuncties gebruiken voor lijsten en bibliotheken. Sommige lijsten, zoals agenda's, aankondigingen, blogs en discussieborden, kunnen zodanig worden ingesteld dat mensen er inhoud aan kunnen toevoegen door een e-mailbericht te verzenden. Andere lijsten, zoals lijsten met taken en actie-items, kunnen zodanig worden ingesteld dat er een e-mailbericht naar mensen wordt verzonden wanneer er items aan hen worden toegewezen.

U verzendt documenten, discussies en andere inhoud via e-mail.

De inhoud wordt toegevoegd aan lijsten en bibliotheken.

Als u een item of een bestand toevoegt, kunnen anderen die gemachtigd zijn om de lijst te lezen het item of het bestand lezen, tenzij daar goedkeuring voor vereist is. Als voor een item of een bestand goedkeuring vereist is, wordt dit met de status In behandeling in de lijst of bibliotheek opgeslagen, totdat het item of bestand wordt goedgekeurd door iemand die daartoe gemachtigd is. Als u de lijst of bibliotheek al hebt geopend wanneer een item of bestand wordt toegevoegd, moet u de pagina in uw browser vernieuwen om het nieuwe item of bestand te kunnen zien.

Naast het toevoegen van inhoud aan bestaande lijsten en bibliotheken, kunt u gemachtigd zijn om nieuwe lijsten en bibliotheken te maken. De sjablonen voor lijsten en bibliotheken helpen u daarbij. Afhankelijk van uw machtigingsniveau, kunt u wellicht ook nieuwe pagina's en sites maken en aanpassen.

Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar pagina's met meer informatie over het toevoegen van inhoud aan een site.

Lijsten

Hoewel er verschillende soorten lijsten zijn, is de procedure voor het toevoegen van items voor alle soorten lijsten gelijk. U hoeft dus geen verschillende technieken te leren om inhoud aan verschillende soorten lijsten toe te voegen. Een lijstitem bestaat uit tekst in een aantal kolommen, en voor sommige lijsten kunnen bijlagen aan een item worden toegevoegd. Zie Een lijstitem toevoegen, bewerken of verwijderen voor meer informatie over het toevoegen van lijstitems.

Bij veel typen sites wordt er standaard een aantal lijsten voor u gemaakt. Dit kunnen bijvoorbeeld discussieborden of agendalijsten zijn. U kunt ook gebruikmaken van de sjablonen voor verschillende soorten lijsten, die al zijn voorzien van de benodigde structuur en instellingen zodat u snel aan de slag kunt. Zie Een lijst maken voor meer informatie over het maken van lijsten.

Bibliotheken

Een bibliotheek is een locatie op een site waar u samen met uw teamleden bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren. In elke bibliotheek wordt een lijst met bestanden en belangrijke informatie over die bestanden weergegeven, zodat iedereen weet waar welke bestanden beschikbaar zijn en de samenwerking beter verloopt.

U kunt een bestand aan een bibliotheek toevoegen door het vanuit uw webbrowser te uploaden. Nadat u het bestand aan de bibliotheek hebt toegevoegd, kunnen anderen die gemachtigd zijn om de bibliotheken te bekijken, het bestand weergeven. Als u de bibliotheek al hebt geopend wanneer een bestand wordt toegevoegd, moet u de pagina in uw browser vernieuwen om het nieuwe bestand te kunnen zien.

Als u een programma gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services, kunt u een nieuw bestand maken op basis van een sjabloon terwijl u in de bibliotheek werkt. U kunt een bestand ook vanuit een ander programma in de bibliotheek opslaan. Zie Een of meer bestanden toevoegen aan een bibliotheek voor meer informatie over het toevoegen van bestanden aan bibliotheken.

Een standaardbibliotheek met de naam Gedeelde documenten wordt automatisch voor u gemaakt als u een nieuwe site maakt. Gedeelde documenten is een documentbibliotheek die u kunt gebruiken om verschillende typen bestanden in op te slaan. U kunt zelf bibliotheken maken als u gemachtigd bent om lijsten te beheren, zoals een afbeeldingsbibliotheek voor het opslaan van afbeeldingen. Zie Een bibliotheek maken voor meer informatie over het maken van bibliotheken.

Sites en pagina's

U kunt een site voor een algemeen doel gebruiken, bijvoorbeeld voor het opslaan van planningen, richtlijnen, bestanden en andere gegevens die vaak door uw team worden geraadpleegd. U kunt een site ook voor een specifiek doel gebruiken, bijvoorbeeld om een vergadering bij te houden, of als host voor een blog waarin een werknemer van uw organisatie regelmatig berichten en ideeën kan posten.

Een organisatie kan pagina's, subsites(subsite: een volledige website die is opgeslagen in een benoemde submap van de website op het hoogste niveau. Voor elke subsite kunnen beheer-, ontwerp- en navigatiemachtigingen bestaan die onafhankelijk zijn van de website op het hoogste niveau en andere subsites.) en sites op het hoogste niveau(website op hoogste niveau: een website op het hoogste niveau van de hiërarchie in een siteverzameling, van waaruit u eigenschappen van siteverzamelingen kunt beheren. Een website op het hoogste niveau kan meerdere subsites hebben.) gebruiken om de inhoud van een site in afzonderlijke, eenvoudig te beheren sites te verdelen. Zo kan iedere afdeling van een organisatie bijvoorbeeld zijn eigen team site hebben.

U voegt inhoud aan sites toe door lijsten en bibliotheken toe te voegen. Als u daartoe gemachtigd bent, kunt u ook pagina's aan de site toevoegen. U kunt ook pagina's met webonderdelen(pagina met webonderdelen: een speciaal soort pagina die een of meer webonderdelen bevat en waarop gegevens, zoals lijsten en grafieken, en webinhoud, zoals tekst en afbeeldingen, worden samengevoegd tot een dynamische informatie-portal voor het uitvoeren van een gangbare taak.) toevoegen, zodat u webonderdelen kunt gebruiken om snel dynamische inhoud toe te voegen. Een webonderdeel is een modulaire gegevenseenheid die de elementaire bouwsteen vormt van een pagina met webonderdelen. U kunt webonderdelen toevoegen aan zones met webonderdelen op een pagina met webonderdelen en vervolgens de afzonderlijke webonderdelen aan te passen om een unieke pagina voor uw sitegebruikers te maken.

Als u een nieuwe site wilt maken, kunt u de verschillende typen sitesjablonen gebruiken om snel een nieuwe site te maken. Of u sites en subsites kunt maken, hangt af van de instellingen die uw organisatie heeft opgegeven voor sites en voor machtigingen voor het maken van sites. Neem contact op met de eigenaar of beheerder van de site voor meer informatie over de wijze waarop in uw organisatie machtigingen voor sites worden beheerd. Zie Een site maken voor meer informatie over het maken van sites.

Inhoud beheren en ermee werken

Om de productiviteit van een team te verhogen, kunt u de inhoud van lijsten, bibliotheken en sites op diverse manieren beheren en uitbreiden. Sommige functies helpen een team bij het zoeken naar en efficiënter werken met gegevens. Andere functies helpen u bij het beheren van de toegang tot de gegevens.

Lijsten ordenen

U kunt uw lijsten op veel verschillende manieren ordenen om ervoor te zorgen dat een team op een efficiënte manier met de lijsten kan werken. U kunt bijvoorbeeld weergaven gebruiken zodat verschillende afdelingen de gegevens waarin ze het meest zijn geïnteresseerd, eenvoudig kunnen vinden, zoals de taken met de hoogste prioriteit of alle items die aan mensen zijn toegewezen. U kunt aan uw lijsten ook mappen toevoegen.

Er zijn ook functies waarmee een team lijstitems op een efficiënte manier in meerdere lijsten tegelijk kan gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een kolom maken met informatie over lijstitems en deze vervolgens als gedeelde kolom in meerdere lijsten gebruiken. Zie Items in een lijst ordenen voor meer informatie over het ordenen van en efficiënt werken met lijsten.

Bibliotheken rangschikken

Hoe u bestanden in een bibliotheek rangschikt, hangt af van de behoeften van de groep en uw voorkeur voor de manier waarop u de gegevens opslaat en opzoekt. Enige planning vooraf draagt vaak bij aan het opzetten van een structuur die geschikt is voor uw organisatie.

Als u een bestand bijvoorbeeld beschikbaar wilt maken in meerdere bibliotheken, kunt u dat bestand eenvoudig naar andere bibliotheken in uw site kopiëren. U kunt opgeven of u een bericht wilt ontvangen als er wijzigingen in het bestand zijn aangebracht.

U kunt ook gebruikmaken van de functies voor lijsten, zoals weergaven en mappen, om uw gegevens te beheren. Zie Bestanden in een bibliotheek ordenen voor meer informatie over het ordenen en beheren van bestanden in bibliotheken.

Toegankelijkheidsfuncties gebruiken

Sites worden zo ontwikkeld dat lijsten, bibliotheken en andere functies volledig toegankelijk zijn voor gebruikers die alleen met het toetsenbord werken. In een meer toegankelijke modus kunnen deze gebruikers gemakkelijker interactief werken met menu's en verscheidene besturingselementen. Met koppelingen naar Verdergaan naar hoofdinhoud kunnen toetsenbordgebruikers terugkerende navigatiekoppelingen overslaan en direct naar de relevante inhoud op een pagina gaan.

De opmaakcodes van koppen zijn ontwikkeld om de structuur beter te definiëren en de navigatie te verbeteren voor gebruikers van schermleesprogramma's. Voor afbeeldingen die naar de site worden geüpload kan aangepaste alternatieve tekst worden gedefinieerd. Zo kunt u aangepaste alternatieve tekst toewijzen aan de afbeelding die wordt weergegeven in het webonderdeel Siteafbeelding of aan een afbeelding die u aan een afbeeldingsbibliotheek toevoegt. Voor slechtzienden bieden de mogelijkheden van Microsoft Windows om hoog contrast toe te passen, uitkomst.

Zie Toegankelijkheidsfuncties voor meer informatie over het bladeren door de pagina's van sites.

Versies bijhouden

U kunt uw lijst of bibliotheek zodanig instellen dat versies worden bijgehouden, zodat u kunt terugkeren naar een vorige versie als u een fout maakt, en een versiegeschiedenis met de wijzigingen kunt bekijken. Als versies worden bijgehouden, worden revisies in items of bestanden en de bijbehorende eigenschappen opgeslagen. Zo kunt u de inhoud beter beheren als deze wordt gereviseerd en terugkeren naar een vorige versie als u een fout maakt in de huidige versie. Versies bijhouden is vooral handig wanneer meerdere mensen aan een project samenwerken, of als de gegevens meerdere ontwikkelings- en controlefasen doorlopen.

De huidige, gepubliceerde versie wordt gemarkeerd en het versienummer is een geheel getal.

Er wordt een versie gemaakt als de eigenschappen of de metagegevens worden gewijzigd.

De eerste versie van een bestand krijgt altijd het secundaire-versienummer 0.1.

Het bijhouden van versies is beschikbaar voor lijstitems in alle standaardlijsttypen (zoals agenda's, lijsten voor actie-items en aangepaste lijsten) en voor alle bestandstypen die kunnen worden opgeslagen in bibliotheken (zoals pagina's met webonderdelen). Zie Inleiding in versiebeheer voor meer informatie over het bijhouden van versies.

Werkstroom beheren

Werkstromen helpen gebruikers bij het samenwerken aan documenten en het beheren van projecttaken door specifieke bedrijfsprocessen in documenten en items in een site te implementeren. Werkstromen zorgen ervoor dat organisaties zich houden aan het gebruik van consistente bedrijfsprocessen. Werkstromen verhogen bovendien de efficiëntie en productiviteit door het beheer van de taken en stappen in specifieke bedrijfsprocessen. Hierdoor kunnen de mensen die deze taken moeten uitvoeren, zich op het eigenlijke werk concentreren, zonder dat ze zich met het beheer van de werkstroom hoeven bezig te houden.

Werkstromen kunnen de benodigde kosten en tijd voor het coördineren van algemene bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren van een project of reviseren van documenten, stroomlijnen door de taken die moeten worden uitgevoerd, te beheren en bij te houden. Een organisatie kan bijvoorbeeld een aangepaste basiswerkstroom maken om de goedkeuringsprocedure voor concepten in een documentbibliotheek te beheren. Zie Inleiding in werkstromen voor meer informatie over het maken en beheren van werkstromen.

Werken met inhoudstypen

Een lijst of bibliotheek kan ondersteuning voor meerdere inhoudstypen bieden. Met inhoudstypen kunnen organisaties grote hoeveelheden inhoud op een efficiëntere manier rangschikken, beheren en verwerken. Als een lijst of bibliotheek is ingesteld voor ondersteuning voor meerdere inhoudstypen, kunt u inhoudstypen toevoegen uit de lijst met opties die uw organisatie vaak gebruikt, zoals marketingpresentaties of contracten.

Nadat u een inhoudstype hebt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, kan deze lijst of bibliotheek items van dat type bevatten. Met het menu Nieuw in deze lijst of bibliotheek kunnen gebruikers vervolgens nieuwe items van dit type toevoegen.

Een van de belangrijkste voordelen van inhoudstypen voor lijsten en bibliotheken is dat één lijst of bibliotheek hierdoor meerdere item- of documenttypen kan bevatten, die elk weer unieke metagegevens, een uniek beleid of een uniek gedrag kunnen hebben.. Zie Inleiding in inhoudstypen voor meer informatie over het werken met inhoudstypen.

Navigeren naar inhoud

Navigatie-elementen helpen u bij het zoeken naar de gewenste inhoud. De twee navigatie-elementen die u kunt aanpassen zijn de bovenste koppelingsbalk en de balk Snel starten.

Op de pagina's met instellingen voor elke lijst of bibliotheek kunt u kiezen welke lijsten en bibliotheken u wilt weergeven in Snel starten. U kunt ook de volgorde van koppelingen wijzigen, koppelingen toevoegen of verwijderen, en secties toevoegen of verwijderen waarin de koppelingen zijn georganiseerd. Als er bijvoorbeeld te veel lijsten in de sectie Lijst staan, kunt u een nieuwe sectie voor Takenlijsten toevoegen waar u koppelingen naar uw takenlijsten kunt opnemen. U kunt al deze wijzigingen in Snel starten aanbrengen vanuit een browser die compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0. U kunt zelfs koppelingen toevoegen aan pagina's buiten de site.

Met de bovenste koppelingsbalk kunnen gebruikers van uw site boven aan elke pagina een rij met tabs weergeven en deze gebruiken om naar andere sites in de siteverzameling te gaan. Als u een nieuwe site maakt, kunt u opgeven of de site in de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site moet worden opgenomen en of u de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site wilt gebruiken.

Als in uw site een unieke bovenste koppelingsbalk wordt gebruikt, kunt u de koppelingen aanpassen die worden weergegeven op de bovenste koppelingsbalk voor de site. Alle sites die in de bovenliggende site worden gemaakt, kunnen ook worden weergegeven op de bovenste koppelingsbalk indien de configuratie van de sites is ingesteld op het overnemen van de koppelingsbalk uit de bovenliggende site. Het is ook mogelijk om koppelingen op te nemen naar sites buiten uw siteverzameling. Zie Sitenavigatie aanpassen voor informatie over het aanpassen van de navigatie.

Berichten ontvangen bij wijzigingen

Met RSS beschikt u over een handige manier om informatie in een gestandaardiseerde indeling te verspreiden en te ontvangen, inclusief wijzigingen in lijsten en bibliotheken. Dankzij een gestandaardiseerd XML-bestandsindeling kan de informatie in veel verschillende programma's worden bekeken. U kunt zich ook abonneren op lijsten en bibliotheken. U ontvangt dan een waarschuwing als er wijzigingen in de inhoud zijn aangebracht.

Een team kan RSS-kanalen gebruiken om de teamleden die op hun RSS-kanalen zijn geabonneerd, te informeren en om koppelingen naar hun websites door te geven. Met RSS-kanalen kunnen de voortgang van een team en wijzigingen in projecten op een eenvoudige wijze worden bijgehouden. U hoeft daardoor niet alle websites van de verschillende teams te doorzoeken, maar u ontvangt automatisch het laatste nieuws en de nieuwste updates voor die sites.

Toegang tot de inhoud beheren

De eigenaar of de beheerder van een site kan machtigingsniveaus instellen voor gebruikers en SharePoint-groepen (groepen gebruikers). De machtigingen kunnen gelden voor een site, voor de lijsten en bibliotheken in een site, of voor de items in de lijsten en bibliotheken.

U kunt verschillende machtigingsniveaus voor de verschillende objecten opgeven, zoals een specifieke site, lijst, bibliotheek, map in een lijst of bibliotheek, lijstitem of document. Zie Toegang tot sites en inhoud van sites beheren voor meer informatie.