De sjabloon voor de recordcentrumsite in Microsoft Office SharePoint Server 2007 is ontworpen om organisaties te helpen programma's voor recordbeheer en -opslag te implementeren.

Functies van de sjabloon voor de recordcentrumsite

Een recordcentrumsite ontwerpen

Functies van de sjabloon voor de recordcentrumsite

Het recordcentrum is bedoeld als centrale opslaglocatie waarin een organisatie alle records kan opslaan en beheren. Het recordcentrum ondersteunt het volledige proces voor recordbeheer, vanaf het verzamelen van records via het beheren ervan tot het vernietigen ervan. Een recordcentrumsite wordt gewoonlijk ontworpen en geconfigureerd door de professionele recordbeheerders en het IT-personeel van een organisatie ter ondersteuning van het archiveringsplan van die organisatie.

De sjabloon voor de recordcentrumsite combineert een aantal standaardfuncties die beschikbaar zijn in Office SharePoint Server 2007 met enkele speciale, aanvullende functies voor recordbeheer en biedt de volgende mogelijkheden:

• Beveiliging   Het recordcentrum biedt diverse functies die helpen de integriteit te handhaven van de records die erin zijn opgeslagen:
  • Records worden nooit automatisch door het systeem gewijzigd. Zo weet u zeker dat records die naar een recordcentrumsite worden geüpload en later worden gedownload altijd identiek zijn.
  • Sitebeheerders kunnen het recordcentrum gemakkelijk configureren met instellingen die voorkomen dat records rechtstreeks worden bewerkt door wijzigingen in de documentinhoud op te slaan in documentversies en door bepaalde soorten wijzigingen te controleren.
  • Het recordcentrum biedt recordbeheerders de mogelijkheid metagegevens over items toe te voegen en bij te houden, waarbij ze gescheiden blijven van de metagegevens van een record. Daardoor kan de informatie die betrekking heeft op recordbeheertaken worden bijgewerkt zonder dat het onderliggende record wordt gewijzigd. Er worden ook versies opgeslagen van wijzigingen in metagegevens.
• Afdwingen van informatiebeheerbeleid  Office SharePoint Server 2007 biedt diverse beleidsfuncties die handig zijn voor recordbeheer:
  • Controle   Deze functie legt gebeurtenissen en bewerkingen vast die worden uitgevoerd met bestanden. In de context van recordbeheer is controle nuttig om vast te leggen wie informatie in het recordcentrum bekijkt en er toegang toe heeft.
  • Verlooptijd   Deze functie bepaalt hoe lang een record moet worden bewaard en welke actie moet worden uitgevoerd wanneer de bewaarperiode eindigt, zoals de record verwijderen of de werkstroom Goedkeuren voor bestemming starten. In de context van recordbeheer begint de bewaarperiode voor een record gewoonlijk wanneer een record voor het eerst bij het recordcentrum wordt ingediend.
  • Streepjescodes   Deze functie voorziet elke record van een unieke streepjescodeafbeelding en een numerieke waarde. De waarde van de streepjescode wordt opgeslagen en geïndexeerd met de elektronische versie van de record. In de context van recordbeheer zijn streepjescodes handig om fysieke records te bewaren en te traceren. Wanneer er een fysieke versie bestaat van de records in een bibliotheek, bieden streepjescodes een manier om de fysieke versies te koppelen aan hun elektronische tegenhangers.
• Programmeerbare interface voor recordverzameling   Het recordcentrum ondersteunt een reeks services die het verzamelen van records vereenvoudigen. Dankzij de programmeerbare interface van het recordcentrum kunnen organisaties zowel documentbeheer- als e-mailsystemen zo configureren dat bestanden automatisch naar de recordcentrumsite worden verzonden. Inhoud kan naar het recordcentrum worden verzonden via een webservice met het SOAP-protocol of per e-mail via het SMTP-protocol.
• Recordroutering   Het recordcentrum bevat een recordrouteringslijst die binnenkomende records (ongeacht of ze automatisch of handmatig zijn ingediend) automatisch naar de juiste locatie doorstuurt op basis van het recordtype. Wanneer een record bij het recordcentrum wordt ingediend, gaat dit vaak vergezeld van aanvullende verwante informatie, zoals een controlegeschiedenis en metagegevens. De controlegeschiedenis van een record wordt in het recordcentrum opgeslagen als een XML-bestand, terwijl de metagegevens van een record worden opgeslagen in een XML-bestand en in kolommen met metagegevens op de recordcentrumsite.
• Wachtruimte   Het recordcentrum biedt organisaties de mogelijkheid records die onder juridische inzage staan als onderdeel van een rechtszaak of die relevant zijn voor een controle of onderzoek op te slaan in een wachtruimtelijst. Wanneer records in een wachtruimte worden geplaatst, zijn ze uitgesloten van een eventueel verloopbeleid dat van kracht is en worden ze dus beschermd tegen vernietiging. In het geval van een rechtszaak kan een organisatie relevante records die mogelijk moeten worden voorgelegd in de wachtruimte plaatsen, zodat deze beschikbaar zijn totdat de rechtszaak is gesloten. Records kunnen in meer dan één wachtruimte tegelijk worden geplaatst. Recordbeheerders kunnen in het recordcentrum ook zoeken naar records die in de wachtruimte moeten worden geplaatst.

Een recordcentrumsite ontwerpen

Op het hoogste niveau bestaat het ontwerpen van een recordcentrumsite voor de implementatie van een recordbeheerprogramma uit twee hoofdstappen:

1. Een organisatie moet een strategie voor recordbeheer en een formeel recordbeheerplan ontwerpen. Dit is een gemeenschappelijke taak die coördinatie vereist tussen recordbeheerders, nalevingspersoneel, IT-personeel en informatiewerkers.
2. Een organisatie moet vervolgens een of meer recordcentrumsites configureren voor de implementatie van het recordbeheerplan.

In de onderstaande paragrafen worden de belangrijkste onderdelen van elk van deze stappen beschreven.

Planning van recordbeheer

Voordat een organisatie een recordcentrumsite kan configureren als oplossing voor recordbeheer, moet er een formeel plan voor de recordbeheerstrategie worden ontwikkeld. De specifieke elementen van een formeel recordbeheerplan zijn waarschijnlijk voor elke organisatie of elk bedrijf uniek. Vrijwel alle recordbeheerplannen omvatten echter de volgende documenten en processen:

• Archiveringsplan   In een archiveringsplan worden de soorten documenten of items beschreven die een organisatie erkent als officiële zakelijke records. Dit plan geeft aan waar deze records worden opgeslagen en biedt informatie die de soorten records van elkaar onderscheidt. Het archiveringsplan fungeert als een uitgebreide verzameling beleid, processen en richtlijnen voor het maken, opslaan en beheren van records. Een archiveringsplan moet alle records omvatten, ongeacht het medium, inclusief papier, e-mail en elektronische bestanden. Het moet ook aangeven hoe elke record wordt geclassificeerd, beveiligd en uiteindelijk wordt vernietigd. Het moet tevens aanduidingen bevatten voor speciale categorieën records, zoals Vertrouwelijk, Essentieel, Handelsgeheim of Persoonlijk. Tot slot moet een archiveringsplan aangeven welke personen verantwoordelijk zijn voor het beheer van elk type record.
• Bewaarschema   Een bewaarschema geeft aan hoe lang elk type record in het archiveringsplan moet worden bewaard (de bewaarperiode) en op welke manier de record moet worden vernietigd wanneer het einde van deze periode is bereikt (het vernietigingsproces). De richtlijnen in een bewaarschema zijn gewoonlijk gebaseerd op juridische vereisten, risico's voor de organisatie en zakelijke behoeften. Daarnaast worden in een bewaarschema gewoonlijk onvoorziene omstandigheden voor risicobeheer beschreven die de bewaarperiode voor elk recordtype bepalen.
• Document met nalevingsvereisten   In een document met nalevingsvereisten worden de regels beschreven waaraan IT-systemen voor recordbeheer moeten voldoen, de mogelijkheden die ze moeten bieden en de soorten regelmatige controle die ze moeten ondersteunen om de regels te kunnen naleven.
• Formeel proces voor het uitstellen van de vernietiging van records   In dit proces, dat ook wel een wachtruimte wordt genoemd, wordt omschreven hoe een organisatie de vernietiging van records uitstelt in geval van specifieke gebeurtenissen, zoals een rechtszaak, accountantscontrole of onderzoek.
• Systeem voor controle en rapportage van recordafhandeling   Om ervoor te zorgen dat werknemers records archiveren, beheren en er toegang toe hebben in overeenstemming met vastgesteld beleid en vaste processen, moet een programma voor recordbeheer een proces of systeem bieden voor controle en rapportage van het afhandelen van records.

Een recordcentrumsite configureren

Nadat een organisatie een gedetailleerde planning van recordbeheer en een formeel plan voor recordbeheer heeft ontworpen, kan het een recordcentrumsite maken en configureren voor de implementatie van dit programma.

U moet de volgende stappen uitvoeren om een recordcentrumsite te configureren:

1. Documentbibliotheken of lijsten maken om elk type record dat in het archiveringsplan wordt aangegeven te beheren en op te slaan.

   Het wordt aanbevolen om één documentbibliotheek te maken voor elk inhoudstype in uw recordplan.

   Wanneer records worden ingediend bij het recordcentrum, worden ze doorgestuurd naar de relevante lijst of bibliotheek.

2. Kolommen maken voor de relevante documentbibliotheken, lijsten of inhoudstypen voor de opslag en weergave van de metagegevens voor elk recordtype dat is opgegeven in het archiveringsplan.
3. Het informatiebeheerbeleid voor elk recordtype in de recordcentrumsite opgeven. Dit beleid moet de bewaarperiode en controlevereisten weerspiegelen die zijn vastgelegd in het archiveringsplan en het bewaarschema van de organisatie.
4. De recordrouteringslijst configureren, zodat elk recordtype naar de juiste locatie wordt verzonden. Wanneer records worden ingediend bij de recordcentrumsite, handmatig of geprogrammeerd, wordt deze tabel in Office SharePoint Server 2007 gebruikt om te bepalen hoe de records moeten worden geclassificeerd binnen de recordcentrumsite en waar de records naartoe moeten worden gezonden.