DossierFlow

Océ DossierFlow is een web gebaseerde software oplossing, die ontwikkeld is om organisaties effectiever en efficiënter te laten werken, door dossiers tijd- en plaatsonafhankelijk digitaal beschikbaar te stellen, maar waarmee tevens werkprocessen digitaal afgehandeld kunnen worden.

Vervanging van papieren archieven door digitale dossiers biedt vele voordelen. Een volledig en eenduidig archief voorkomt fouten. Tijd- en plaatsonafhankelijke beschikbaarheid van informatie verhoogt de productiviteit aanzienlijk. Zoektijden worden tot een minimum teruggebracht. Alleen toegang verlenen aan gerechtigden voorkomt ongeoorloofd gebruik. Besparing op archiefruimte en -
materiaal reduceert kosten.

De doorlooptijd van werkprocessen wordt vaak bepaald door wet- en regelgeving of door interne "Key Performance Indicators". Digitale ondersteuning van werkprocessen verhoogt de effectiviteit en de efficiëntie aanzienlijk, waardoor doorlooptijden verminderd worden. Per werkproces wordt alle relevante informatie beheerd in één dossier. Medewerkers krijgen niet alleen inzicht in de status, maar hebben ook controle op de werkprocessen door rappellering en voortgangsbewaking. Uitgebreide
logging en management rapportages geven inzicht en sturingsmogelijkheden.

DossierFlow ondersteund bedrijven in de afhandeling van hun zaken door middel van:

  •  Snelle ingebruikname
     - Kortdurende inventarisatiefase;
     - Alle dossiertypen zijn bij aanvang direct beschikbaar.
  •  Grote gebruikersacceptatie
     - Herkenbare digitale dossierindeling, gebaseerd op uw huidige papieren dossierindeling;
     - Bestaande werkwijzen blijven bestaan en worden digitaal ondersteund.
  •  Grip op werkprocessen
     - Bewaking van afhandeling;
     - Voldoen aan wet- en regelgeving.
  •  Eenvoudig beheer:
     - Zero Coding;
  •  Lage kosten
     - Weinig consultancy benodigd
     - Fair pricing

DossierFlow is inzetbaar in o.a. de volgende gebieden:

- Generiek: HR afdelingen, personeelsdossiers;

- Juridische afdelingen; contracten dossiers;

- Verkoop afdelingen, klanten dossiers;

- Export afdeling, verzend dossiers;

- Inkoop, Leveranciers dossiers; 

- R&D/Ontwikkelings afdelingen, project dossiers;

- Administratie, factuur afhandeling;

- Postkamer, digitale postkamer, etc.

- Segment specifiek:- Overheid: vergunningverlening (meer dan 600 verschillende zaken)

- Onderwijs: Leerling dossiers,

- Reintegratie/outplacementuitzendburo’s;klantdossiers

- Zorg: persoonlijk patienten/zorg dossiers, zorgpaden dossiers

DossierFlow wordt aangeboden als een Saas oplossing via Web interface. Informatie altijd en overal ter beschikking.!

DossierFlow  is voor bedrijven die met meerdere personen/afdelingen zaken moeten afhandelen binnen een bepaald tijdsbestek. In de huidige situatie worden de tijdsafspraken vaak overschreden tengevolge van het niet compleet zijn van het dossier (de documentatie) het niet bekend zijn van de afspraken (afhandeltermijnen), het zoeken naar informatie, en de onzekerheid of een dossier wel up-to-date cq of men wel beschikt over de laatste versie van een document.

Enkele cijfers:

35% van het personeel bouwt eigen archieven op (print uit en slaat op);
23% van alle kantoortijd wordt besteed aan het zoeken naar informatie;
20% van de gevallen is de juiste informatie niet beschikbaar op het moment van beslissen;
71% van de medewerkers slaat belangrijke e-mails lokaal op

Al met al gaat er veel tijd en dus geld verloren aan verkeerd opslaan en zoeken naar informatie.
Een ander punt is physieke opslage van data, door over te stappen op digitale archivering kan er een besparing worden gerealiseerd van 15% op de kantoor oppervlakte.
Inspirerende behoefte voor de aanschaf van DossierFlow zijn dus:
-          Betere beslissingen op basis van complete informatie
-          Snellere beslissingen op basis van tijdsbewaking
-          Klantevredenheid omhoog omdat afspraken nagekomen worden
-          Tijd/geld besparing door minder zoektijden
-          Tijd/geld besparing door minder physiek opslag
-          Betere controle over data door eenduidige opslag
-          Betere controle over proces door logging  van alle activititen
-          Mogelijkheden tot efficienter maken werkprocessen door uitgebreide logging van activiteiten binnen dossierflow

Gratis Webinar: Wij praten je graag bij op een moment dat het jou of jouw team schikt!