Online goedkeuren van uw inkomende facturen
Al uw inkomende facturen moeten eerst goedgekeurd worden door de verantwoordelijke manager voordat deze betaald worden door de financiele afdeling. Dit goedkeuren van de factuur is nu een arbeidsintensief proces met stempels, interne postrondes en te laat betaalde of kwijtgeraakte facturen.
Door dit proces te digitaliseren kunnen er veel kosten bespaard worden binnen uw organisatie. Managers verantwoordelijk voor het goedkeuren van deze facturen kunnen nu ook buiten het kantoor deze werkzaamheden uitvoeren en de financiele afdeling heeft beter overzicht over dit proces.
Facturen welke binnenkomen in de PerPage Factuur Workflow worden door de financiele medewerkers geboekt, hiervoor worden de crediteurgegevens gecheckt en wordt automatisch bekeken of er een matchende order is aangemaakt in het financiele systeem. Op basis van deze gegevens wordt bepaald of de factuur alsnog goedgekeurd moet worden door een medewerker/ manager en plaats de financiele afdeling deze goed te keuren factuur in een vooraf aangemaakte workflow. Hierin is reeds opgenomen tot welke procuratie de verschillende medewerkers binnen uw organisatie zijn bevoegd en wat de emailadressen zijn van deze personen zodat ze automatisch attend gemaakt worden op de goed te keuren factuur.
Wanneer de factuur is goedgekeurd komt deze weer terug bij de financiele afdeling waar de voorstelboeking, welke aangemaakt is bij ontvangst, nu afgerond kan worden. De factuur wordt nu automatisch overgezet naar het boekhoudpakket en verder verwerkt en betaald. De koppelingen voor het opvragen van de crediteurgegevens, ordergegevens en het overzetten van de factuur naar het boekhoudpakket voor betaling worden gerealiseerd door Perrit. Hiervoor rekenen we een vast bedrag aan implementatiekosten.
,
Tarieven
| Aantal poststukken per maand: |
0-500
|
501-1.000
|
1.001+
|
| Kosten per verwerkte factuur: |
€ 0,68
|
€ 0,54
|
€ 0,50
|
Minimum factuurbedrag: € 50,- per maand
Eenmalige implementatiekosten: € 1.500,-
Kijk ook naar de extra mogelijkheden die Perrit kan bieden op het gebied van PerPage Document Solutions. De eenmalige implementatiekosten zijn alleen van toepassing wanneer een maatwerkkoppeling gerealiseerd moet worden en is bruikbaar voor meerdere verschillende PerPage Document Solutions diensten, zoals eFacturatie, Scanpost en Factuur Processing.
Het minimaal factuurbedrag per maand is eenmalig van toepassing over alle diensten die u afneemt uit het productportfolio PerPage Document Solutions.
Hoe werkt PerPage Factuur Workflow
Al uw inkomende facturen levert u digitaal af in PerPage Factuur Workflow. Dit kan u doen door zelf deze scan- en data extractie werkzaamheden uit te voeren of door deze dienstverlening samen te stellen uit het productportfolio van PerPage Document Solutions. Bijvoorbeeld PerPage Scanpost en PerPage Factuur Processing. Stel voor een scherp tarief uw totaaloplossing samen op PerPage Custom Solutions.
Perrit realiseert de koppeling met uw boekhoudpakket of ERP systeem voor een vast implementatiebedrag. Deze koppeling is nodig om crediteurgegevens, aangemaakte orders en informatie over de journaalposten en boekingsregels op te halen uit het boekhoudpakket voor het opstarten van dit proces van goedkeuren van de ontvangen factuur. Na afloop van dit proces wordt deze koppeling ook gebruikt om de factuurdata in te lezen in hetzelfde boekhoudpakket waardoor op alle data entry werkzaamheden bespaard wordt.
Na het realiseren van deze koppeling, welke we binnen 5 werkdagen operationeel hebben, kunt u eenvoudig al uw inkomende facturen goedkeuren in de online PerPage Factuur Workflow software gehost door Perrit. In deze software kan altijd de het image van de factuur opgevraagd worden, maar ziet u ook vooringevuld de belangrijkste factuurvelden. Bijvoorbeeld de totaalbedragen en de crediteurnaam. De verantwoordelijke manager ontvangt een emailbericht met een link naar de online Factuur Workflow omgeving voor het goedkeuren van de factuur. Wanneer de factuur goedgekeurd is door alle betrokken medewerkers kan deze door de financiele afdeling verder verwerkt en betaald worden. Wanneer de factuur afgekeurd wordt, of doorverwezen wordt naar een andere medewerker ontvangt de financiele afdeling hier natuurlijk bericht van. Ook als facturen gewijzigd moeten worden of onvolledig zijn, zodat gepaste maatregelen getroffen kunnen worden door de verantwoordelijke afdeling en medewerkers.
,
Wilt u meer weten over eFacturatie?