ORION ScanIT
ORION ScanIT biedt alles wat u nodig heeft voor het scannen van uw facturen, post,  correspondentie, servicebonnen, brieven, etc, etc. ORION ScanIT zorgt voor het digitaliseren, verwerken en archiveren van al uw documenten. Het is snel en flexibel en met name gericht op het dagelijks gebruik van scanners op werkgroep- en afdelings niveau. Er zijn speciale versies voor onder andere MS SharePoint (2003 en 2007), MS Dynamics (Navision, Axapta en CRM), ProActive van Bean IT en vele andere.

ORION ScanIT werkt prima samen met alle gangbare document scanners van gerenommeerde leveranciers zoals Kodak, Canon, Fujitsu, Böwe B+H, en Kofax tools en modules als VRS, Advanced Forms. ORION ScanIT werkt rechtstreeks met de ISIS driver van de scanner. Dit vertaalt zich terug in een veel hogere performance en geeft de mogelijkheid om specifieke scanner functies te gebruiken die niet beschikbaar zijn via generieke scansoftware systemen.

ORION ScanIT is doelgericht en efficiënt. Dit ziet u terug in het gebruik en in de prijs.

Het ORION ScanIT proces bestaat uit een viertal stappen:
1. SCANNEN  de documenten worden omgezet naar een digitaal plaatje;
2. OCR de documenten worden omgezet naar “Searchable PDF” formaat;
3. VALIDEREN  de documenten worden gecontroleerd;
4. VERSTUREN de documenten worden naar uw server, back-office of e-mail verstuurd.
 

De vier stappen van het scannen

Scan
In de Scan stap worden de documenten gescand en omgezet in digitale plaatjes. Dankzij de geavanceerde technieken als VRS en iTresholding worden alle documenten -- ook die hele moeilijke documenten van een slechte kwaliteit en kleur -- omgezet in een perfect plaatje. De scan module ondersteunt vrijwel alle beschikbare professionele scanners en veel multifunctionele kopieerapparaten. De documenten kunnen worden voorzien van barcodes of voorbladen met barcodes. Deze barcodes kunnen de kenmerken van het document bevatten, bijvoorbeeld Facturen of Contracten, Correspondentie en dergelijke. Aan de hand van deze kenmerken worden de documenten dan automatisch gescheiden en op de juiste plaats opgeslagen.

OCR (tekstherkenning)
Met de OCR module kan in een digitaal plaatje tekst herkend worden en worden omgezet naar digitale tekst. Deze module is gebaseerd op zeer geavanceerde OCR technologieën maar werkt automatisch en geheel onzichtbaar voor de gebruikers. De documenten worden met behulp van OCR omgezet naar een “Searchable PDF” bestand dat later eenvoudig kan worden gezocht en doorzocht.

INDEXEREN en VALIDEREN
ORION ScanIT biedt u de mogelijkheid om extra documentkenmerken (metagegevens) aan de documenten toe te voegen. U kunt daarbij denken aan afzender– en klantgegevens bij Correspondentie of Factuur– of leveranciersgegevens bij Facturen. Deze gegevens worden later bij het zoeken gebruikt om documenten snel en nauwkeurig terug te vinden. ORION ScanIT biedt veel data-entry hulpmiddelen, zoals velden met standaardwaarden, checkboxes, maskers of velden die opgehaald of gecontroleerd worden vanuit uw eigen databases.

OPSLAG
De gescande documenten kunnen automatisch worden opgeslagen als TIFF, JPG, PDF/A of (Searchable) PDF document op een lokale of remote fileserver. Daar kunnen ze worden opgeslagen in MS Windows folders. Daarbij worden de namen van de documenten en folders/subfolders automatisch aangemaakt aan de hand van de opgegeven documentkenmerken. Verder is het mogelijk om te kiezen voor opslag in MS SharePoint document libraries of in een Document Management Systemen (DMS). Daarbij kan ook de metadata worden meegenomen. Ook kunnen de gescande documenten als PDF document direct via e-mail naar verschillende adressen distribueren. De ontvangers krijgen de documenten dan als bijlage in hun standaard email programma en kunnen ze daar verder afhandelen.

en verder ...
U kunt de opgeslagen documenten vanaf iedere werkplek eenvoudig opzoeken en opvragen door het bladeren via de Microsoft Verkenner of via programma's zoals Google Desktop of Copernic. Wanneer ORION ScanIT gekoppeld wordt met uw applicaties, zoals bijvoorbeeld MS Dynamics, AllSolution WebSolutions QX, Exact of Bean IT ProActive, dan kunt u de gescande documenten ook eenvoudig direct vanuit uw applicaties opvragen.