De geautomatiseerde postkamer
Met ORION Xerver kunt u documenten vanuit verschillende bronnen automatisch verzamelen, classificeren, verwerken en verdelen. Het is uw automatische digitale postkamer.

Collect
Waar documenten vandaan binnenkomen, de Collect module is in staat om deze documenten uit een veelheid van bronnen te verzamelen: kleine of grote scanners, netwerk faxen, multifunction devices, e-mail servers, of direct vanuit applicaties. Daarbij kunnen losse bladzijden worden samengevoegd tot documenten, of juist gesplitst in documenten.

Enhance
Met Enhance kan het beeld van gescande documenten automatisch verbeterd worden. De beelden kunnen worden rechtgezet, vlekken en vegen worden weggehaald, tekst kan dikker of juist dunner gemaakt worden en nog veel meer. Dit is niet alleen bedoeld om een visueel mooier beeld te hebben, maar juist ook voor de volgende stappen, waarin door tekstherkenning (OCR) documenten kunnen worden geclassificeerd en gegevens uit de documenten worden verzameld.

Classify
De Classify module kan documenten classificeren op basis van de inhoud. Dit betekent dat documenten uit verschillende bronnen door elkaar (ongesorteerd) kunnen worden verzameld en dat de Classify module deze kan sorteren naar detail document soorten. Zo kunt u bijvoorbeeld correspondentie laten opsplitsen naar offerte aanvragen, adreswijzigingen, service aanvragen, klachten, reclame, bestellingen, etc.

Extract
Per documentsoort kunt u bepaalde gegevens uit documenten verzamelen. Zo kunt u bijvoorbeeld gegevens halen uit facturen, bestellingen, aanvragen, etc. Deze gegevens kun u dan doorsturen naar uw financiële en ERP of back-office systemen.

Validate
In de Validate stap kunt u gegevens controleren, corrigeren en toevoegen, voordat deze naar andere systemen worden doorgezet. Daarbij kunt u gebruik maken van allerlei hulpmiddelen, zoals velden met een lijstje met standaardwaarden, database controles, database zoekvelden, defaultwaarden, etc., die het makkelijk maken om de gegevens snel te controleren en fouten te voorkomen. Deze gegevens worden als metadata gekoppeld aan het document. Hierdoor zijn ze later snel terug te vinden.

Transform
De Transform module kan, per documentsoort, documenten en gegevens van omzetten naar verschillende formaten, zodat u de vele variaties van formaten waarin de documenten binnenkomen kunt standaardiseren naar de formaten die voor uw omgeving het meest geschikt zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld TIFFs (scans en faxen) die in allerlei scherptes (dpi) binnenkomen, om laten zetten naar PDFs van 200 dpi. Dit verbeterd de grootte en uitwisselbaarheid van het document.

Export
Al uw digitale document in een folder ‘gooien’ is echter meestal niet zinvol. U wilt ze snel en eenvoudig kunnen terugvinden. U wilt ze koppelen aan uw eigen informatiesystemen. Met ORION Xerver kunt u documenten automatisch laten opslaan in bijvoorbeeld Exact Globe® of e-Synergy®, MS Dynamics®, MS SharePoint® of een andere file server, Workflow of Document Management systeem. Aan de hand van de gegevens of metadata worden de documenten dan automatisch gescheiden en kunnen ze op de juiste plaats worden opgeslagen. De gegevens kunnen in een XML of CSV bestand of SQL database worden opgenomen, zodat ze door externe toepassingen gebruikt kunnen worden.
 

Extra opslag
Standaard is Hosted SharePoint 2007 voorzien van een basis opslag, maar met de toename van de hoeveelheid digitale informatie, neemt de vraag naar meer opslag navenant toe.