Wachtwoord vergeten?

Wachtwoord vergeten
Vul hier uw email adres in. U ontvangt dan een nieuw wachtwoord.

Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren

Gepost op 19-08-2006 - KB: Sharepoint - 0 reacties

Als u versies van bestanden of lijstitems bijhoudt, wordt elke versie genummerd en opgeslagen als onderdeel van een versiegeschiedenis. Mensen in uw organisatie kunnen de versiegeschiedenis bekijken en zonodig oudere versies herstellen. U kunt verschillende instellingen configureren die betrekking hebben op versiebeheer, waaronder welk type en hoeveel versies bewaard moeten blijven. U kunt ook instellingen configureren die indirect betrekking hebben op versiebeheer, zoals instellingen voor goedkeuring van inhoud of uitchecken van bestanden.

In dit artikel


Overzicht

Met versiebeheer in lijsten en bibliotheken kunt u gewijzigde gegevens bijhouden en beheren, en zonodig oudere versies van gegevens bekijken en herstellen. In alle lijsten worden alle versies op dezelfde manier bijgehouden. In bibliotheken kunt u opgeven of alle versies op dezelfde manier moeten worden bijgehouden of dat sommige versies primair(primaire versie: een genummerde kopie van een bestand dat aanzienlijk is gewijzigd sinds de vorige primaire versie. Elke primaire versie wordt aangeduid met een geheel getal (1, 2, 3, ...) om aan te geven dat het is gepubliceerd voor een bredere groep in uw organisatie.) zijn, bijvoorbeeld versies waarin een nieuw hoofdstuk is toegevoegd aan een handleiding, en sommige versies secundair(secundaire versie: een met een decimaal getal (0.1, 0.2,1.1, ...) aangeduide kopie van een bestand dat wordt herzien of waarin slechts kleine wijzigingen zijn aangebracht sinds de vorige versie. Een secundaire versie wordt meestal niet gepubliceerd voor een bredere groep in uw organisatie.), bijvoorbeeld versies waarin een spelfout is gecorrigeerd.

Voor een verstandig beheer van de opslagruimte kunt u opgeven hoeveel versies u wilt opslaan. Als u het aantal versies beperkt, is er minder serverruimte nodig en voorkomt u dat de versiegeschiedenis te uitgebreid wordt om nog van nut te zijn. Mensen kunnen een oudere secundaire versie overschrijven met een bestaande versie als ze de geschiedenis van een bestand niet willen vervuilen met een groot aantal kleine wijzigingen.

Primaire en secundaire versies beheren

Als er in uw organisatie veel concepten van bestanden worden geproduceerd, kan het voordelig zijn zowel primaire als secundaire versies bij te houden. Mensen kunnen onderscheid maken tussen de verschillende soorten wijzigingen die ze aanbrengen en doorgeven wanneer een bestand een stadium heeft bereikt waarin ze het door andere mensen willen laten bekijken. Als uw afdeling bijvoorbeeld aan een handleiding werkt, kunnen u en uw teamleden versies aanmerken als primair als er een nieuwe sectie is toegevoegd en als secundair als er een concept van de inhoud is geschreven.

Als u beide soorten versies bijhoudt, heeft de versiegeschiedenis ook meer betekenis. Een primaire versie kan bijvoorbeeld worden gezien als een mijlpaal in de ontwikkeling van een bestand, bijvoorbeeld als een bestand is ingediend ter revisie of als het is verzonden naar anderen. Bij een secundaire versie gaat het vaak om een routinehandeling, bijvoorbeeld een versie die u opslaat of incheckt terwijl u nog niet klaar bent met de inhoud, of een versie waarin u een paar kleine fouten hebt gecorrigeerd.

Als primaire en secundaire versies worden bijgehouden, worden versies standaard opgeslagen als secundaire versie, tenzij u aangeeft dat het om een primaire versie gaat. Als iemand een bestand opslaat en sluit, wordt de versie bijgehouden als een secundaire versie; het bestand moet worden gepubliceerd om een primaire versie te kunnen worden. Als een auteur een bestand uitcheckt en het weer incheckt, wordt hij of zij gevraagd te kiezen of het bestand moet worden ingecheckt als primaire of als secundaire versie.

Als u versiebeheer configureert op het moment dat u een lijst of bibliotheek maakt, wordt standaard eenvoudig versiebeheer ingeschakeld en kunt u er niet voor kiezen primaire en secundaire versies in te schakelen. U kunt later echter aanvullende instellingen opgeven met de procedures in dit artikel.

Andere instellingen die van invloed zijn op versiebeheer

U kunt andere instellingen configureren die invloed hebben op versiebeheer. In lijsten of bibliotheken kunt u het goedkeuren van inhoud inschakelen, een instelling die soms toezicht wordt genoemd. In bibliotheken kunt u het uitchecken van bestanden inschakelen, waardoor conflicten over wijzigingen worden voorkomen en mensen worden gevraagd opmerkingen over bestanden in te voeren als ze de bestanden inchecken.

Inhoud goedkeuren

Als goedkeuring van de inhoud is ingeschakeld, blijft een lijstitem of bestand in de conceptstatus of in behandeling totdat het is goedgekeurd of wordt geweigerd door iemand die daartoe is gemachtigd. Als het item of bestand is goedgekeurd, krijgt het de status Goedgekeurd in de lijst of bibliotheek en wordt het zichtbaar voor elke gebruiker die is gemachtigd om de lijst of bibliotheek te bekijken. Als het item of bestand is geweigerd, behoudt het de status In behandeling en is het alleen zichtbaar voor personen die gemachtigd zijn om concepten te bekijken.

Als u primaire en secundaire versies inschakelt in een bibliotheek waar goedkeuring van inhoud vereist is, kunt u ook een werkstroom toevoegen (indien u of iemand in uw organisatie een werkstroom heeft gemaakt). Een werkstroom bepaalt de manier waarop uw bestanden door bedrijfsprocessen (zoals revisie of goedkeuring) worden geleid. U kunt een werkstroom gebruiken voor het beheer van het goedkeuringsproces bij het inchecken van primaire versies.

Een item of bestand dat in behandeling is, is standaard alleen zichtbaar voor de persoon die het heeft gemaakt en voor de mensen die zijn gemachtigd om lijsten te beheren, maar u kunt opgeven dat ook andere groepen gebruikers het item of bestand mogen bekijken. Als uw bibliotheek zo is ingesteld dat zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, moet de persoon die het bestand bewerkt eerst een primaire versie van het bestand publiceren.

Uitchecken inschakelen

Als uitchecken vereist is, kan uw team versiebeheer optimaal benutten omdat mensen specifiek moeten aangeven wanneer er een versie moet worden gemaakt. Er wordt alleen een versie gemaakt als iemand een bestand uitcheckt, wijzigt en weer incheckt. Als uitchecken niet vereist is, wordt er een versie gemaakt als iemand een bestand voor de eerste keer opslaat en wordt die versie bijgewerkt als het bestand wordt gesloten. Als dezelfde persoon of iemand anders het bestand weer opent en opslaat, wordt een nieuwe versie gemaakt. U zult niet altijd een aparte versie willen maken, bijvoorbeeld als u een bestand moet sluiten omdat u naar een vergadering moet voordat u klaar bent met het bewerken van het bestand.

Als uitchecken vereist is, kunnen mensen geen bestanden toevoegen of wijzigen of eigenschappen van een bestand wijzigen zonder het bestand eerst uit te checken. Als iemand een bestand incheckt, wordt hij of zij gevraagd opmerkingen op te geven over de aangebrachte wijzigingen, waardoor de versiegeschiedenis meer betekenis krijgt.

Bepalen wie conceptitems mag bekijken

U kunt configureren wie concepten van listitems en bestanden mag bekijken. Er worden in twee situaties concepten gemaakt:

  • Als er een secundaire versie van een bestand is gemaakt of bijgewerkt in een bibliotheek waar primaire en secundaire versies worden bijgehouden.
  • Als er een lijstitem of bestand is gemaakt of bijgewerkt, maar nog niet is goedgekeurd in een lijst of bibliotheek waarvoor het goedkeuren van inhoud is ingeschakeld.

Als u primaire en secundaire versies bijhoudt, kunt u opgeven of personen een machtiging voor het bewerken van bestanden moeten hebben voordat ze een secundaire versie mogen zien en lezen. Wanneer deze instelling wordt toegepast, mogen alleen personen die over deze machtiging beschikken aan het bestand werken. Personen die alleen een leesmachtiging hebben, kunnen de secundaire versie niet zien. U wilt bijvoorbeeld niet dat iedereen die toegang heeft tot uw bibliotheek opmerkingen of revisies kan zien terwijl het bestand nog in bewerking is. Als primaire en secundaire versies worden bijgehouden en nog niemand een primaire versie heeft gepubliceerd, is het bestand alleen zichtbaar voor personen die gemachtigd zijn om conceptitems te zien.

Als het goedkeuren van inhoud is vereist, kunt u opgeven of bestanden die wachten op goedkeuring mogen worden bekeken door personen die gemachtigd zijn om te lezen, personen die gemachtigd zijn om te bewerken, of alleen door de auteur en personen die gemachtigd zijn om items goed te keuren. Als zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, moet de auteur eerst een primaire versie publiceren voordat het bestand kan worden ingediend voor goedkeuring. Indien goedkeuring van inhoud is vereist, kunnen personen die wel gemachtigd zijn om inhoud te lezen maar niet gemachtigd zijn om conceptitems te bekijken alleen de laatst goedgekeurde of primaire versie van het bestand zien.

Lijst- of bibliotheekmachtigingen

Lijsten en bibliotheken hebben machtigingen voor versiebeheer en uitchecken die afhankelijk zijn van het machtigingsniveau dat is toegepast op een gebruiker of een specifieke groep. Iemand die machtigingsniveaus kan bewerken, kan deze machtigingen anders configureren of een nieuwe groep maken met aangepaste machtigingsniveaus.

Via deze machtigingen kunt u uw bibliotheek op een flexibele manier beheren. U kunt bijvoorbeeld iemand toestaan versies van een bestand te verwijderen zonder dat hij of zij het bestand zelf mag verwijderen. De machtiging Versies verwijderen is niet hetzelfde als de machtiging Items verwijderen, waardoor u beheer kunt toepassen op een aangepast niveau. Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over machtigingen en het configureren van machtigingsniveaus.

In de volgende tabel vindt u de machtigingen met betrekking op versiebeheer en uitchecken, en de standaardmachtigingsniveaus waartoe ze behoren.

MachtigingStandaardmachtigingsniveau
Versies weergevenVolledig beheer, Ontwerpen, Bijdragen en Lezen
Versies verwijderenVolledig beheer, Ontwerpen en Bijdragen
Uitchecken negerenVolledig beheer en Ontwerpen
Items goedkeurenVolledig beheer en Ontwerpen
Terug naar boven

Bepalen hoeveel versies worden opgeslagen

U kunt een grens stellen aan het aantal versies van lijstitems of bestanden dat wordt opgeslagen in een lijst of bibliotheek, om zo serverruimte te besparen. Als er in uw team veel versies worden gemaakt, kunt u het aantal versies beperken zodat het beheer gemakkelijker wordt en de versies sneller worden gevonden. Als in uw team bijvoorbeeld een groot aantal versies gedurende maanden of jaren wordt bewaard, kunnen teamleden het lastig vinden door de versiegeschiedenis te bladeren om de versies te zoeken die ze nodig hebben. Als uw team oudere versies moet kunnen inzien of bewaren, beperkt u het aantal te bewaren versies niet, of stelt u het aantal bewaarde versies in op een hoger getal.

Als er in uw bibliotheek primaire en secundaire versies worden bijgehouden, kunt u kiezen hoeveel primaire versies van bestanden bewaard moeten blijven en voor hoeveel primaire versies er secundaire versies bewaard moeten blijven. Standaard kan elke primaire versie maximaal 511 concepten (secundaire versies) hebben.

Afhankelijk van de manier waarop uw team werkt, worden voornamelijk de meest recente secundaire versies gebruikt, bijvoorbeeld een versie die onlangs is bewerkt. In de loop van de tijd zullen de oudere secundaire versies steeds minder worden gebruikt. Een primaire versie vertegenwoordigt meestal een mijlpaal, zoals een bestand dat is ingediend ter revisie of voor publicatie, terwijl een secundaire versie een bestand is waaraan nog wordt gewerkt en dat nog niet door alle sitedeelnemers mag worden gelezen.

Als voor een lijst of bibliotheek een maximum aantal primaire versies is opgegeven, worden de oudste versies verwijderd zodra de limiet is bereikt. Als er bijvoorbeeld maar 20 versies worden bewaard en uw team 25 versies maakt, worden alleen versies 6 tot 25 bewaard. Als er nog een versie wordt gemaakt, worden alleen de versies 7 tot 26 bewaard. Als voor uw lijst of bibliotheek een beperkt aantal versies wordt bewaard, moet u ervoor zorgen dat inzenders weten dat oudere versies worden verwijderd zodra de versielimiet is bereikt.

BelangrijkAls uw organisatie het aantal opgeslagen versies beperkt, worden de oudste versies permanent verwijderd bij het bereiken van de limiet. Deze worden niet verplaatst naar de Prullenbak.

In een bibliotheek waarvoor een beperking geldt voor het aantal primaire versies waarvoor secundaire versies worden bewaard, worden de secundaire versies bij de oudere primaire versies verwijderd zodra de versielimiet is bereikt. Als u bijvoorbeeld maar voor 10 primaire versies de concepten bewaart en uw team 15 primaire versies maakt, worden voor de oudste versies alleen de primaire versies bewaard. De secundaire versies die zijn gekoppeld aan de vijf oudste primaire versies, zoals 1.2 of 2.3, worden verwijderd, maar de primaire versies, 1, 2, enzovoort, worden bewaard, tenzij er voor uw bibliotheek ook beperkingen gelden voor primaire versies.

Terug naar boven

Versiebeheer inschakelen

  1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

  2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

    Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  3. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versiebeheer.
  4. Ga op een van de volgende manieren te werk:
    • Als u versies van lijstitems wilt bijhouden, klikt u op Een versie maken telkens wanneer u een item in deze lijst bewerkt in de sectie Versiegeschiedenis van item.
    • Als u voor bestanden wilt opgeven dat er slechts één versietype moet worden bijgehouden, klikt u op Primaire versies maken in de sectie Versiegeschiedenis van document.
    • Als u voor bestanden wilt opgeven dat er zowel primaire als secundaire versies moeten worden bijgehouden, klikt u op Primaire en secundaire (concept)versies maken in de sectie Versiegeschiedenis van document.
  5. U kunt opgeven hoeveel versies van items of bestanden moeten worden bewaard. Ga op een van de volgende manieren te werk in de sectie Versiegeschiedenis van item of de sectie Versiegeschiedenis van document:
    • Als u wilt opgeven hoeveel versies van lijstitems moeten worden opgeslagen, schakelt u het selectievakje Het volgende aantal versies behouden in en typt u het aantal versies dat u wilt bewaren.
    • Als u wilt opgeven hoeveel primaire versies van bestanden moeten worden opgeslagen, schakelt u het selectievakje Het volgende aantal primaire versies behouden in en typt u het aantal primaire versies dat u wilt bewaren.
    • Als u wilt opgeven voor hoeveel primaire versies de concepten moeten worden bewaard, schakelt u het selectievakje Concepten behouden voor het volgende aantal primaire versies in en typt u het aantal primaire versies waarvoor u concepten (secundaire versies) wilt bewaren.
  6. Klik op OK.
Terug naar boven

Goedkeuring van inhoud in een lijst of bibliotheek inschakelen

Bij de instellingen voor een lijst(lijst: een onderdeel van een website waarin informatie wordt opgeslagen en weergegeven, en waaraan gebruikers via de browser informatie kunnen toevoegen. Hiervoor is een webserver vereist waarop Windows SharePoint Services actief is.) of bibliotheek(bibliotheek: een locatie op een SharePoint-site waar een verzameling bestanden wordt beheerd. In de bibliotheek kan informatie worden weergegeven over elk bestand, bijvoorbeeld door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen.) kunt u aangeven of de items en bestanden (of de wijzigingen aan de items of bestanden) eerst moeten worden goedgekeurd voordat ze worden ingediend bij de lijst of bibliotheek.

Wanneer deze instelling voor het goedkeuren van inhoud wordt toegepast, behoudt een item of bestand dat is gewijzigd, de status Goedkeuring is aangevraagd totdat het is goedgekeurd of afgewezen door iemand die gemachtigd is om het item of bestand goed te keuren. Als het item of bestand is goedgekeurd, wordt daaraan in de lijst of bibliotheek de status Goedgekeurd toegewezen en wordt het item of bestand weergegeven voor iedereen die gemachtigd is om de lijst of bibliotheek weer te geven. Als het item of bestand wordt afgewezen, behoudt het de status Goedkeuring en is het alleen zichtbaar voor mensen die gemachtigd zijn om concepten weer te geven.

Een item of bestand met de status Goedkeuring is aangevraagd is alleen zichtbaar voor de maker en personen die gemachtigd zijn om lijsten te beheren, maar u daarnaast nog andere groepen gebruikers opgeven die het item of bestand mogen bekijken.

  1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

  2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

    Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  3. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versiebeheer.
  4. Ga naar de sectie Goedkeuring van inhoud en klik onder Goedkeuring van inhoud vereisen voor verzonden items op Ja.
  5. Klik op OK.
Terug naar boven

Uitchecken van bestanden in een bibliotheek inschakelen

Wanneer u vanuit sommige programma's die compatibel zijn met Windows SharePoint Services 3.0, een bestand uitcheckt, kunt u ook op de vaste schijf aan het bestand werken, zelfs wanneer u niet bent verbonden. De kopie wordt opgeslagen in de conceptenmap van de server; dit is standaard de map Concepten van SharePoint in de map Mijn documenten. In sommige clientprogramma's kunt u de locatie echter wijzigen. Aan bestanden werken op de vaste schijf is vaak sneller dan werken aan bestanden op de server, en stelt u in staat eenvoudig door te werken wanneer u niet op kantoor bent.

Wanneer een bestand is uitgecheckt, kan niemand het bewerken behalve degene die het heeft uitgecheckt. Het pictogram in de bibliotheek verandert om aan te geven dat het bestand is uitgecheckt . Wanneer u de muisaanwijzer op het uitgecheckte pictogram plaatst, wordt de naam van de persoon die het bestand heeft uitgecheckt weergegeven als scherminfo. Wijzigingen die iemand in een bestand aanbrengt wanneer het is uitgecheckt, zijn niet zichtbaar voor anderen tot het bestand weer wordt ingecheckt. Of degene die aan het bestand werkt, dit doet op de vaste schijf of op de server, is hierbij niet van belang.

Bij het inchecken van een bestand wordt de gebruiker gevraagd opmerkingen op te geven over de aangebrachte wijzigingen. Als voor een bibliotheek versies worden bijgehouden, worden de opmerkingen een onderdeel van de versiegeschiedenis. Als er zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, moeten mensen aangeven welk type versie ze inchecken. Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over versiebeheer.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek in de balk Snel starten.

    Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u achtereenvolgens op Alle site-inhoud weergeven en op de naam van de bibliotheek.

  2. Klik in het menu Instellingen op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

    Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  3. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versiebeheer.
  4. Klik in de sectie Uitchecken vereist onder Uitchecken documenten vereist voordat bewerking mogelijk is op Ja.
  5. Klik op OK.
Terug naar boven

PrintPrint RSS reactiesRSS reacties BookmarkBookmark

Gekoppelde tags

Documenten Bibliotheken, Geschiedenis, Sharepoint, Tabel, Website, Werkstromen

Reacties
Nog geen reacties geplaatst.

Winkelmandje

Het winkelmandje is leeg

Inloggen
Als u hierboven op de knop 'bestellen' klikt krijgt u een overzicht van de door uw gewenste producten. Indien het overzicht compleet en correct is kunt via de wizard de verdere gegevens invullen en uw bestelling afronden. In het bestelproces kunt u altijd op 'vorige' drukken om terug te gaan in het proces. Bij Perrit staan vertrouwen, privacy en veiligheid op de eerste plaats, wij zullen uw gegevens dan ook met uiterste zorgvuldigheid behandelen en nooit doorgeven aan derden.

Perrit.nl Sherwood Rangers 29 Hengelo

Perrit.nl telefoon: +31 74 750 12 20

Kenniscentrum - Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren
Perrit Kenniscentrum - Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren