Heb je het gevoel dat je maand na maand flink betaalt voor Microsoft 365 zonder dat je er echt meer voor terugkrijgt? Je bent niet de enige. Voor veel MKB’ers stapelen frustraties zich op rond de kosten, complexiteit en afhankelijkheid van deze cloudsuite. Hieronder staan vijf herkenbare signalen dat ook jij waarschijnlijk te veel betaalt voor Microsoft 365.
1. Prijsstijgingen zonder duidelijke meerwaarde
Merk je dat de abonnementskosten voor Microsoft 365 blijven stijgen, zonder dat jij daar direct iets extra’s voor krijgt? Microsoft heeft recent de prijzen verhoogd (in 2023 met gemiddeld zo’n 11% in Europa) maar voor jouw bedrijf voelt het vooral alsof je meer betaalt voor dezelfde software. Herkenbaar? Dan is dit een sterk signaal. Je IT-budget loopt op door prijsstijgingen die doorgevoerd worden zonder dat jij ze kunt beïnvloeden. Als de extra functies of updates voor jou geen merkbare verbetering opleveren, is zo’n prijsverhoging vooral een kostenpost, niet een investering.
2. Je gebruikt slechts een paar apps uit het pakket
Microsoft 365 zit bomvol toepassingen, Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Viva Engage; noem maar op. Maar misschien gebruik je in de praktijk alleen Outlook voor e-mail, Word voor documenten en Excel voor spreadsheets. Veel bedrijven benutten maar een fractie van alle functies waarvoor ze betalen. De rest van de apps blijven ongebruikt op de digitale plank liggen. Kortom, je investeert in een “alles-in-één” pakket, maar gebruikt eigenlijk een minimaal deel. Dat is alsof je een duur buffet afrekent, terwijl je alleen een soep en een broodje neemt. Zonde van het geld, toch?
3. Je team vindt SharePoint onhandig of complex
SharePoint is een belangrijk onderdeel van Microsoft 365, het belooft efficiënte samenwerking en documentbeheer. Maar als je team eerlijk is, gebruiken ze het dan graag? Veel gebruikers (vooral in kleinere organisaties) ervaren SharePoint als onnodig ingewikkeld. Iets simpels als een map delen met een collega kan uitdraaien op een heel gedoe van rechten instellen en instellingen doorgronden. Als jouw collega’s daarom maar weer terugvallen op het rondmailen van bestanden of externe tools gebruiken, betaal je voor een geavanceerde samenwerkingsomgeving die niemand écht omarmt. Dat betekent dat je betaalt voor complexiteit waar je niet op zit te wachten.
4. Je betaalt extra voor videobellen of online samenwerken
Een ander teken van overbetaling is wanneer je naast Microsoft 365 óók nog betaalt voor aanvullende diensten om samen te werken. Misschien gebruik je Zoom of een andere videobel-oplossing omdat Teams niet in je abonnement zit of niet aan je wensen voldoet. Of je hebt externe opslagdiensten en chatapps moeten aanschaffen omdat collega’s die prettiger vinden. Idealiter wil je alle essentiële tools: documenten delen, Office-functionaliteit en videobellen, in één pakket inbegrepen hebben, zodat je geen dubbele abonnementen voor bijvoorbeeld Zoom en Teams hoeft te betalen. Doe je dat nu wel? Dan ben je waarschijnlijk meer kwijt dan nodig, en zorgt het bovendien voor extra gedoe met verschillende systemen.
5. Je krijgt weinig persoonlijke support bij problemen
Gaat er iets mis met je e-mail of documenten, dan kom je erachter hoe alleen je eigenlijk staat. Bij problemen met Microsoft 365 ben je vaak aangewezen op algemene helpdesks, fora of het uitzoekwerk van je (kleine) IT-team. Persoonlijke aandacht ontbreekt; je bent één van de vele klanten. Veel ondernemers geven aan dat ze liever een lokale, persoonlijke IT-partner hebben die met hen meedenkt, in plaats van een anonieme tech-gigant. Krijg je bij issues geen mens aan de lijn die jouw situatie kent? Voelt het alsof je zelf moet uitvinden hoe je problemen oplost? Dat is een duidelijk signaal dat je huidige pakket niet aansluit bij wat je nodig hebt, zeker gezien de prijs die je ervoor betaalt.
Tijd voor iets beters?
Herken je meerdere van deze signalen? Dan is het waarschijnlijk tijd om eens kritisch te kijken naar een alternatief dat beter bij je past. Bijvoorbeeld Perrit Hosted Nextcloud. Deze oplossing is een stuk minder complex dan de zware Microsoft-suite en toch volledig AVG-proof met dataopslag in Nederland. Alle essentiële samenwerkingsfuncties die je nodig hebt, van online documentbewerking tot videobellen, zitten er standaard in, zonder extra licentiekosten. Als je meer nodig hebt is het met Nextcloud mogelijk om individueel modules toe te voegen. Deze modulaire inrichting zorgt ervoor dat jij alleen maar betaald voor wat je echt nodig hebt en gebruikt. Bovendien krijg je lokale, persoonlijke support en heb je geen last van vendor lock-in. Met zo’n alternatief betaal je alleen voor wat je écht gebruikt, zonder de frustraties. Nieuwsgierig geworden? Het kan zeker lonen om eens verder te kijken dan Microsoft 365; je portemonnee (én je team) zullen je dankbaar zijn.
